ECショップ運営をリモートワークや在宅勤務でも対応したいと悩みではありませんか？突発的な事情や災害時に対応するためにも、いざという時にリモートワークや在宅勤務ができる体制を整えておくと安心です。
今回はリモートワークでECショップを運営する時の課題や、ECショップ運営をリモートワークや在宅勤務でも在庫管理を正確かつ楽にしてくれる「在庫管理システム」の導入についてご紹介します。
ECショップ運営をリモートワークする時の課題
まずはECショップや各種モールなどの運営をリモートワークする時の課題をチェックしてみましょう。
在庫管理など事務処理における情報共有の問題
ECショップ運営では在庫管理やメール対応などの事務処理の対応が必要です。
同時に複数人で管理、運営している場合であれば情報共有をどうすべきかあらかじめ考えておく必要があります。
なぜなら、情報共有がされていないと、事務処理で起こりがちなうっかりミスやヒューマンエラー、確認不足によって「二度手間」となってしまうことや「いらない仕事を増やしてしまう」ことが考えられるからです。
物理的な入出庫や梱包はどうすべきか
ECショップの運営では物理的な入出庫や梱包は欠かせない業務と言えるでしょう。
荷物の受け取りや出荷は立ち会いや人員が必要ですし、検品の手間があるためです。
入庫から出庫までを外部に委託している場合は別ですが、無人で入出庫や検品、梱包から発送をするのは難しいので何らかの対策を考える必要があります。
なぜなら、個々の家庭で少量の荷物の受け取りや突発的な1件、2件程度の発送は可能かもしれませんが、10件、20件、100件ともなれば現実的に難しいからです。
各家庭のセキュリティ性についても考慮する必要がある
リモートワークできる部分である事務処理を割り振る場合、各家庭のパソコンやネットワークなどのセキュリティ性を考える必要があります。
ECショップ運営では個人情報を取扱いますし、商品の注文や受注など直接的に金銭に関連する業務も多いためです。
間違っても情報漏洩やデータの損失を起こさないためにもセキュリティ性をないがしろにすべきではありません。
ECショップ運営を在庫管理システムと組み合わせてリモートワークする方法
次にECショップ運営をリモートワークや在宅勤務する時に正確かつ楽にするために「在庫管理システム」を組み合わせる方法をご紹介します。
在庫管理システムで在庫管理の一元化し、チャットツールで情報共有する
在庫管理システムを導入することで在庫管理の業務を一元化できます。例えば、誰かが数量変更や在庫調整をした場合でも大元のデータとECショップや楽天、Amazon、Yahoo!ショッピングなどの在庫が自動で調整され、作業状況が反映されるからです。
もし、紙ベースの帳簿による在庫管理はリモートワークに向きませんし、Excelによる在庫管理の場合、元となるデータを開いた、開いてない、更新された、更新されてないなどなど、きちんとデータが最新の状況にならない可能性もあります。特に在庫管理の部分はECショップ運営の根幹となる部分ですので、在庫管理システムで在庫調整の自動化や各種ログによる管理をすることで、うっかりミスやヒューマンエラーの軽減、同時に事務処理の手間暇や作業負担の軽減にもつながるので非常におすすめです。
同時にチャットツールなどを用いて作業した内容を情報共有することで、誰が、何を、どこまでやったのか把握しやすいです。
ToDoなどの管理ツールを用いて、日々、定期的に行う業務をリスト化し、作業したらチェックを入れるような形にすれば、チェック体制も整うでしょう。
入出庫や梱包を時差出勤、短時間勤務、ローテーションで補う
ECショップの規模や取り扱う商品量による部分はあるにせよ、やはり物理的な在庫管理については対応するための人員配置が必要となるでしょう。
対策としては時差出勤と短時間勤務、同時にローテーションで補う方法が考えられます。例えば、出荷の為に夕方から2時間～3時間、または翌日の午前中10時頃から出荷や入庫、検品するために昼過ぎ程度まで作業など、商品の入庫や注文状況に合わせて必要最低限の出勤で済むような体制がベストです。
セキュリティ性を著しく損ねないために具体的にどうすべきか
各家庭のネットワークやパソコンの環境を把握する必要があります。もし、回線そのものがなければ企業や組織側でポケットWiFiなど持ち運べるネットワーク環境を用意することも視野に入れましょう。
ご自宅、ご家庭のパソコンを利用する場合は、OS、ブラウザやメーラー、セキュリティソフトのアップデートやアップグレードを必須として、普段利用するアカウントと別にログインアカウントを作成し、家庭で利用するアカウントとは別で作業するのがおすすめです。ただし、家族で共用のパソコンの場合はセキュリティ性の保持が難しいことも考えられます。場合によってはパソコンそのものを持ち帰るか、リモートデスクトップで会社や組織内のパソコンにアクセスして作業するほうが安全性が高いです。
また、利用する在庫管理システムのセキュリティ性がどうなのか、安全性が高いのかもチェックすべきです。
当社の提供する「らくらく在庫」は暗号化通信、サーバーはファイアウォールによる保護など、セキュリティ性が抜群の在庫管理システムですので、安心、安全な在庫管理システムをお探しの場合はぜひともお気軽にご相談ください。
セキュリティが高いだけでなく、在庫管理に関する機能も充実しております。リアルタイムな在庫調整、売り切れや商品が少なくなった時の通知、ECショップやモールごとに在庫数を設定可能、ストックの管理もしやすくなっています。
まとめ：在庫管理システムでECショップ運営をリモートワークに対応しよう
企業や組織としての売上を守るた、リモートワークや在宅勤務が可能な体制を作り上げる必要性がでてきました。
ECショップ運営をリモートワークや在宅勤務するためには在庫管理と物理的な商品管理をどうするかで大きく変わります。
在庫管理システムで在庫管理のデータを最新かつ正確な状態に保つこと。同時に必要最低限の人員で入庫、検品、梱包や配送することで、何らかの災害時や突発的な事情がある場合でも売上を大幅に下げずに企業や組織として維持運営することが可能となるでしょう。
出勤したいけれど出勤できない、社会的な情勢や政府からの要請によって業務が回らなくなってしまう事態に対応するためにも、前もって在庫管理システムの導入、最低限の人員でどれだけ物理的な在庫管理ができるのか、時差出勤や時短勤務なども含めて検討しておいてください。
最後までお読みいただきありがとうございました。
この記事がECショップを運営していて、リモートワークや在宅勤務に悩まれている方、既にリモートワークや在宅勤務を導入しているけれど、業務がうまく回らずに困っている方のお役に立てれば幸いです。