在庫管理システムの移行や切り替えのタイミングで抑えておくべきポイントとは

もし、ECショップやネットショップ、楽天やAmazon、Yahoo!ショッピングなどの各モールに出店など、オンライン販売を運営していて、在庫管理にお悩みであれば、在庫管理システムの導入、または在庫管理システムの移行や切り替えを検討してみませんか?

既存の一般的な紙ベースの書類や帳簿による在庫管理には限界がありますし、うっかりミスやヒューマンエラー、事務処理の負担などの悩みは尽きません。

また、在庫管理システムを導入したけれど、機能が多すぎて使いこなせないのにコストの負担が大きい。

または在庫管理システムのサービスが閉鎖や終了により業務や作業負担が増加してしまったなど、在庫システムの移行や切り替えでお悩みの場合もあるでしょう。

今回は既存の在庫管理の限界に悩まれている方、または在庫管理システムの移行でお悩みの方のために、在庫管理システムを移行するべきタイミングや、在庫管理システムを選ぶ時に抑えておきたいポイントをご紹介します。

在庫管理システムを移行するべきタイミング

まずは在庫管理システムの導入や移行するべきタイミングについてチェックしてましょう。

一般的な在庫管理では業務に対応しきれない状況

ECショップやショッピングサイトなど、オンライン販売では売上の増加と商品の取扱い量に応じて事務処理の負担は必ず増加します。しかし、売上や利益によっては作業量が増えても簡単に人員を増やしたり、人員に対するコストをかけられないこともあるでしょう。

紙ベースの帳簿やExcelなど従来型の一般的な在庫管理と限られた人員では必ず「限界」が訪れます。すなわち、現時点でギリギリ、または精一杯頑張っている状態ですと、売上や利益があげられないということ。

業務プロセスの見直しや効率化するためにも「在庫管理システム」の導入を検討するタイミングと言えます。

在庫管理システムやサービスのコストが負担に感じる

既に在庫管理システムを導入しているけれど、導入時のコストやランニングコストによって利益が目減りしているように感じる、または高機能だけれど高額過ぎてコストパフォーマンスが良いとは思えない、明らかに負担だと感じたタイミングで移行や切り替えを検討すべきです。

導入時には必要だと感じて初期投資として導入したけれど、思った以上に利益が伸びずに負担となってしまうケースは少なくありません。特に企業や組織としての規模と売上や利益の増加率を見誤ってしまうとせっかくの利益が少なくなってしまうことで、事業や部署としても成り立たなくなってしまう可能性があります。

在庫管理システムやサービスの提供が終了した

在庫管理システムに限ったことではありませんが、便利なサービスや需要のある分野のシステムは競争も激しいですし、慈善事業ではないので利益が伴わなければシステムやサービスの提供が終了や閉鎖することもあるでしょう。

在庫管理システムを導入していた場合、従来の一般的な在庫管理に戻そうとすると負担が大きすぎて対応しきれない可能性が非常に高いです。早い段階で切り替えを検討するか、新しい在庫管理システムを導入すべきタイミングと言えます。

在庫管理システムを選ぶ時に抑えておくべきポイント

次に在庫管理システムの導入や移行、切り替えするタイミングなど、在庫管理システムを選ぶ時に抑えておくべきポイントを説明します。

必要な機能を選定した上で業務や作業負担の軽減となる機能があるか調べる

在庫管理に必要としてチェックしておきたいのは、業務や作業負担の軽減となる機能があるかどうかと言えます。

例えば、自社運営のECショップ、楽天やAmazon、Yahoo!ショッピングなど各モールの在庫数を自動調整してくれる機能、商品が少なくなったり、売り切れたりした場合に通知してくれる機能など、本来であれば手動や目視で行っていた作業を自動化してくれるかどうかをチェックしましょう。

その他にも在庫管理だけでなく、入出庫管理がしやすいように商品ごとの売上の推移、月間や週間など期間を区切って集計できる機能があれば、在庫過多や売り切れによる機会損失する可能性を少なくできます。

売上や利益を圧迫するようなコストの発生を避ける

導入コストやランニングコストは導入したり、実際に稼働して業務に組み込んでみないと実質的なコストパフォーマンスが理解しにくい、または把握しにくいことはあります。

例えば、在庫管理システムを導入することで作業効率が上がり、業務プロセスの改善と最適化が行われるのであればペイできるコストであるとしても、金額が大きかったり、在庫管理システムの相場よりも高めの金額であれば売上や利益を圧迫する存在になってしまう可能性が高いです。

もちろん、高いからダメ、安いからOKということではありませんが、良い意味でコストに見合った機能=パフォーマンスの在庫管理システムを選ぶことが重要です。

コストパフォーマンスが業務プロセスに合致しやすいかどうか

費用面であるコスト、機能などのパフォーマンスだけでなく、実際に業務プロセスに合致しやすいのか、組み込みやすいのかも検討材料です。

例え便利であったとしても、高機能過ぎて使いこなせない、または学習コストが高い場合は使いこなすだけで時間を浪費する可能性も高いです。なるべくなら簡単に日々の業務を楽にしてくれる在庫管理システムの導入、切り替えや移行するのがおすすめです。

もし、どの在庫管理システムを選べば良いのかお悩みであれば、当社の提供する「らくらく在庫」の導入をご検討ください。ECショップや各モールを利用したオンライン販売を運営されている方の利益を圧迫せず、同時に日々の業務や作業を楽にしてくれる機能が備わっております。

また、今は自社ECサイトによる運営だけだけれども、ゆくゆくは楽天やAmazon、Yahoo!ショッピングに出店したい、またはECサイトを増やして複数店舗運営、多店舗運営をお考えの場合でも対応可能なシステムです。今以上にオンライン販売の業務拡大、売上の増加を目指しているのであれば、いつでもお気軽にご相談ください。

まとめ:在庫管理システムはコストパフォーマンスのバランスが大事

在庫管理システムに限らず、業務や作業を便利にするツールやサービス、ソフトウエアは優秀なほど高額になります。しかし、すべての機能をフルに使いこなす必要がないのであれば、必要最低限の機能を持ち、扱いやすくコストが削減できるものを選ぶべきなのは明白です。

車で例えるとすれば、一般道を普通に運転するだけなら、軽自動車でも十分なのに、無理にスポーツカーやトレーラーなど不必要な性能、大きさの車を所持して導入費用や維持費用ばかり増やしてしまうことと似ており、現実的ではないですし、普通に考えれば必要な性能と大きさの車を選ぶのが当たり前なことと同じです。

コストパフォーマンスのバランスと利益を圧迫せず、逆に効率化によって利益が増えていくような在庫管理システムを導入することをおすすめします。

最後までお読みいただきありがとうございました。

この記事が在庫管理システムの移行や切り替え、導入にお悩みの方のお役に立てれば幸いです。

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