ECショップ上の在庫数と「実在庫＝実際にある在庫」との数が合わないと大変なことになります。
しかし、24時間監視するのも難しく、人間である以上ミスがあるのも事実です。
今回は機会損失や信頼の低下を招かないためにも、ECショップと「実在庫」を早く正確に反映する方法についてご説明します。
ECショップ上の在庫と実在庫が合わない原因を考えよう
まずはECショップの運営体制を再確認して、ECショップ上の在庫と実在庫が合わない原因や理由を突き止める必要があります。ECショップを運営する中でありがちな悩みや問題点、原因となるものをチェックしてみましょう。
業務時間外で対応できなかった
ECショップの運営や管理体制が万全であっても、やはり人間がいない時間帯、業務時間外では対応が難しくなります。例えば、ECショップやオンラインショップのデータベースと企業や組織内のパソコンが自動連携されていない場合は誰かが翌日に出社してから対応になりますし、早く正確に「自動で」サイト上の在庫と実在庫を合わせるのは難しくなります。
品数が多かったり、他の業務で忙しいから
品数や取扱い点数が多い、またはECショップやオンラインショップの管理運営以外の仕事を兼務している場合も、物理的な意味で対応が遅れることがあります。もちろん、どの業務もおろそかにできないので、すべての業務を迅速に遂行するには限界があります。
エラーや人為的なミス・不注意が原因
人間である以上、何らかのエラーに遭遇して対応に困ったり、悪意はなくとも人為的なミス・不注意が原因となることも考えられます。大手企業であったとしてもシステムトラブルでデータが反映できないこともありますし、社内コンプライアンスが厳格だとしても絶対にミスや不注意を起こさないというのは難しいでしょう。
ECショップ上の在庫と実在庫を早く正確に反映する方法
次にECショップの在庫と実在庫が合わない原因や理由を踏まえて、可能な限り早く、正確に在庫を反映する方法を考えてみましょう。
ECショップの機能を再度チェックしてみよう
まずはECショップを構築するシステムやツール、ASPの仕様をチェックしてみてください。もしかしたら売り切れや在庫切れ時に何らかの通知を設定する項目や機能があるかもしれません。または手元のデータベースやExcelと連動してくれる機能があれば積極的に使いましょう。その他の対策として考えられるのは、売り切れや在庫切れに素早く気が付くこと、商品が売れた時の通知やメールをチェックする担当や管理体制を明確にすることです。
もちろん、他の業務や繁忙期など忙しくて手が回らないこともあるでしょう。しかし、ECショップやオンラインショップで商品が売れるというのは、直接的な利益につながる大切なプロセスであるのも間違いありません。他の業務を疎かにして良いわけではありませんが、ECショップの機能や運営体制を整えながら、バランスよく業務配分をすることが重要です。
最低でも業務開始時、業務終了間際にチェックする
よほどのことがない限りは1両日中に売り切れや在庫切れの対応をする体制であるとは思います。しかし、ECサイトやオンラインショップを見ていて「いつまでも売り切れ」の商品があると「このECショップの運営は商品を売りたくないのかな？」とネガティブに感じてしまうことがあるのも確かです。せめて、業務開始時、業務終了間際には必ずECショップの在庫と実在庫をチェックする体制を整えておきましょう。
また、顧客やユーザー離れを防ぐためにも在庫切れや売り切れからどの程度の期間で在庫が確保できるのか、再度購入できる状態になるのかを商品ページに明記しておくことをおすすめです。同時に「お急ぎの場合は問い合せよりお気軽にご連絡ください」や「確実に手に入れたい方はお手数ですが問い合せよりご連絡をお願いします」といった文言があれば、ユーザー側からアクションしやすくなりますので、サイトデザインや導線の一部として「ユーザーからアクションを起こしやすい配置」やアクションを促す文章の挿入も考えておきましょう。
在庫管理システムを導入する
在庫管理システムとはECショップや楽天、アマゾンなど各モールと自動的に連動してECショップの運営を助けてくれるツールです。例えば、ECショップと実在庫をほぼリアルタイムで連動して反映してくれる機能や、各ショップで商品が売れたら手元の在庫を調整して他のショップの在庫数に反映してくれる機能があります。
まさに今回のお伝えしている「ECショップの在庫と実在庫を早く正確に合わせる」のに向いているツールであり、人手不足や繁忙期の助けとなるのは間違いありません。人為的なミスやヒューマンエラーの軽減にもつながるので結果的にストレスや疲労の低下にもつながります。
まとめ：在庫切れや在庫が合わないことで起きるトラブルを回避するために
在庫切れや在庫が合わないことで起きるトラブルとは「購入したい前向きなユーザー」と「本来であればスムーズに販売して利益にしたいECショップ」との間にある非常に切ない問題と言えます。買いたいのに買えない、いつまでも在庫切れ、在庫がある表示だったのに実際は在庫がなかったなどなど「在庫管理が徹底されていれば起きないトラブル」です。
顧客/ユーザーの購入意欲に応えるために、そしてリピーターやファンの獲得につなげるためにも、ECショップの在庫と実在庫を早く正確に合わせられるのか、手動ではなく自動で行うことも視野にいれながら、ECショップの売上増となる運営や管理体制を意識することをおすすめします。
また、在庫管理システムってどんなものなの？と少しでも気になった方は当社の「らくらく在庫」の利用を検討してくださるとうれしいです。
最後までお読みいただきありがとうございました。
この記事がECショップと実在庫が合わずに困っていたり、悩んでいたりする方のお役に立てれば幸いです。